Assembléia
A assembléia é considerada a autoridade suprema no condomínio. Suas decisões só poderão ser anuladas judicialmente ou por deliberação em outra assembléia. Pelo novo Código Civil, a assembléia tem o poder de interferir na administração do condomínio, destituir o síndico, aprovar venda de área acessória, alterar a convenção e o regimento interno, aprovar contas, rateios, previsões orçamentárias e obras, entre outras providências. O modo e o prazo para convocação da assembléia são estabelecidos pela convenção. O ideal é que a convocação seja feita com uma boa antecedência, em média de 20 dias. A comunicação das decisões da assembléia deve ser feita nos oito dias subseqüentes à reunião. Como o registro da ata em cartório costuma demorar até 30 dias, o síndico deve encaminhar um comunicado informal aos condôminos num prazo mais curto, e depois enviar a ata registrada. Condôminos inadimplentes pelo novo Codigo Civil não podem participar das assembléias. Quanto aos inquilinos, eles so poderá votar como mandatário do senhorio, ou seja, do condômino, e nos ter mos da procuração que este lhe outorgue;
Administradora
Administrar o condomínio em parceria com uma administradora pode ser sinônimo de tranqüilidade para o síndico. Para evitar dissabores com a administradora, é fundamental escolher a empresa com critério. Verifique alguns itens essenciais: se a taxa cobrada é fixa ou vinculada à arrecadação ordinária do condomínio; se a movimentação financeira será feita em conta em nome do condomínio ou em conta pool (o dinheiro fica na conta da administradora); se o balancete tem linguagem simples, de fácil compreensão, possibilitando o acompanhamento da aplicação dos recursos; se a empresa possui administrador, contador ou outro profissional habilitado no seu quadro funcional. Para checar a idoneidade da administradora, é importante exigir certidões civil e criminal dos sócios e da empresa, certidões negativas de INSS e FGTS, além de informações bancárias e comerciais. Ao escolher a administradora, visite suas instalações. Procure conhecer toda sua estrutura. Existem casos de administradoras-fantasmas, que funcionam apenas com um telefone celular. Desconfie ainda de taxas muito baixas. O usual é cobrar uma taxa fixa para a administração ou entre 5% e 10% da arrecadação ordinária do condomínio.
Crianças
Não trate o espaço das crianças como um item de menor importância. Se elas tiverem locais bem montados e adequados para se divertirem, certamente deixarão de brincar no hall social, nos elevadores ou pelas escadas do prédio. Preste atenção se os brinquedos do playground estão de acordo com as normas de segurança da ABNT e se há piso de segurança (para casos de quedas). Uma sala de jogos - se possível com atrações para as diversas faixas etárias - ajuda muito para os dias de chuva. Pense em aproveitar um espaço ocioso. Muitos condomínios têm usado a casa do zelador, quando optam por dispensar esse funcionário.
Convenção
A convenção deve servir de mapa para que o síndico administre bem o condomínio. A convenção, por definição, regulamenta a administração e as relações entre os condôminos. O documento é registrado em cartório de imóveis. Todo morador deve ter uma cópia da convenção do seu condomínio. Na prática, as convenções acabam padronizadas pelas construtoras. O mesmo texto é usado para muitos condomínios, alterando-se apenas dados como metragem dos apartamentos, por exemplo. Porém, a convenção deve atender às especificidades de cada edifício e auxiliar a administração, e não se transformar num problema para o síndico. Qualquer alteração a ser feita na convenção precisa da aprovação de 2/3 dos condôminos. Especialmente após o novo Código Civil, é indicado que os condomínios revisem suas convenções. É fundamental que esse trabalho de revisão seja feito em parceria com a administradora, com a participação dos moradores e a orientação de um advogado especializado.
Inadimplência
Fechar o maior número possível de acordos e investir na conscientização dos moradores de que é preciso pagar a taxa condominial para a sobrevivência da comunidade tem sido a saída adotada por muitos síndicos na luta contra a inadimplência. Para se livrar da multa de 2% fixada pelo novo Código Civil, alguns condomínios já estão alterando a sua convenção, estabelecendo multas especiais aos inadimplentes reiterados e instituindo a cobrança de uma taxa de juros ao nível de mercado.
Elevadores
Os elevadores são equipamentos da maior importância dentro de um condomínio. Para garantir que eles façam o transporte de passageiros com segurança, o síndico deve escolher uma empresa idônea, que atenda às exigências legais, para realizar a manutenção. Os síndicos devem ficar atentos ao contrato, especialmente à cláusula que diz respeito ao cancelamento e ainda se as peças estão ou não incluídas. Outra recomendação para elevadores mais antigos é a modernização tecnológica, ou troca do quadro de comando do elevador, procedimento que garante economia de energia e menor custo com troca de peças. Já a modernização das cabines oferece maior conforto ao usuário. Cabines de elevadores muito antigas, depredadas ou até aquelas novas, porém sem requinte, são candidatas a um embelezamento. A tendência aponta para o uso do aço inox nas paredes e do granito no piso.
Economia de água
Conseguir economizar água é uma batalha diária em praticamente todos os condomínios. Motivar os moradores, afixando cartazes e informando quantos metros cúbicos os moradores conseguiram economizar na última conta costumam ser boas iniciativas. Pequenas medidas podem dar bons resultados, como o uso de arejadores nas torneiras, uma tela que funciona misturando ar na água, produzindo um efeito de jato forte, porém com menos consumo de água. Os registros reguladores de vazão também são de fácil instalação: colocados entre o flexível e a parede, eles regulam a quantidade de água que passa pela torneira, mantendo a sensação de conforto para o banho, por exemplo. Uma revisão simples e preventiva pode ser feita pelo zelador. Ele pode vistoriar os apartamentos periodicamente, cuidando de procedimentos simples, como a troca de corinhos das torneiras, e detectando vazamentos.
Limpeza
De uma maneira geral, os condomínios estão se profissionalizando. Síndicos e funcionários estão mais preparados. E não é diferente com a limpeza das áreas comuns. Utilizando produtos profissionais - como enceradeiras, máquinas de alta pressão e produtos químicos concentrados - é possível economizar (apesar do investimento inicial) e obter uma limpeza mais eficiente.
Segurança
Junto com a inadimplência é o vilão que mais tem tirado o sono dos síndicos. Algumas dicas que costumam funcionar: envolver os moradores nas soluções de segurança adotadas, investir em equipamentos que supram as vulnerabilidades do prédio, treinar os funcionários e mantê-Ios motivados, divulgar normas de procedimento e fazer com que sejam cumpridas pelos condôminos, organizar palestras ou cursos também para os moradores e, se possível, fazer parcerias com os condomínios vizinhos, investindo na segurança comunitária.
Previsão orçamentária
A aprovação da previsão orçamentária é um dos tópicos obrigatórios da assembléia ordinária anual, que normalmente acontece no primeiro trimestre. A administração faz um trabalho estatístico, analisando o histórico recente do prédio. É avaliado quanto cada item das despesas ordinárias representa, em média, por mês. Em cima desse orçamento, será calculado o valor da taxa condominial. Já as obras que geram despesas extraordinárias, depois de definidas por ordem de prioridade, também devem ter seu orçamento aprovado em assembléia. Porém, a inadimplência pode comprometer a previsão orçamentária. Portanto, a previsão deve estar sujeita a pequenos ajustes. Ela pode ser alterada por uma Assembléia Geral Extraordinária se faltar ou se, excepcionalmente, sobrar dinheiro. Mensalmente o síndico deve avaliar se os gastos previstos estão "batendo" com o realizado e, se necessário, estudar como reduzir despesas.